电子表格风险

在金融中使用电子表格程序时犯错误的潜力

什么是电子表格风险?

即使在使用此类程序的大型企业中,也确实存在电子表格风险。尽管电子表格被认为是最重要,最有力的工具之一组织在过去的几十年中,企业并没有消除电子表格受到人为错误的事实。此外,它们很容易改变和操纵,并且通常缺乏内部控制。

电子表格风险

电子表格错误及其影响

电子表格很方便,尤其是会计师和其他金融专业人士。但是,电子表格等待单位和数字被审计过程的人类组成部分输入。由于人类容易犯错,因此可能会在电子表格上犯错。

电子表格错误基本上有三个主要类别,即:

  • 数据输入错误
  • 计算或公式错误
  • 格式错误

错误是风险的开始。当这种错误经常发生并成为习惯时,风险就会增加。通常,缺乏错误检查和审查,这可能对业务有害。实际上,电子表格中的错误经常发生,估计为88%。

电子表格风险的示例

为了创建准确且无错误的电子表格报告,对于会计师和企业主来说,了解不同的电子表格风险很重要。他们在下面说明:

1.非熟练用户

许多人认为,使用Microsoft Excel的基本知识已经等于使用电子表格的知识。这是不正确的,因为使用电子表格不仅需要为初学者进行严格的培训审核员而且还继续培训更新。平庸的知识和经验可能导致不准确的计算,使用错误的公式,甚至可以与其他电子表格演示文稿链接。

2.不足的电子表格准备指南

用户应通过为自己提供正确的知识来准备电子表格的使用。因此,组织应提供一本指南,以解释如何以最简单的语言使用电子表格。它应包含有关如何使用电子表格软件的信息和说明。

3.数据回收

剪切和粘贴是人们的共同习惯。尽管它节省了很多时间,并允许人们在较短的时间内做更多的事情,但这并不总是一个好主意。这是因为,随着时间的流逝,公式可能会受到损坏和更改,链接断开,这可能导致报告不准确。

4.电子表格中的错误

无论用户在执行电子表格计算方面的表现如何,由于人为因素,犯错误的风险仍然很高。人们的聊天习惯,经常休息,检查电话和其他习惯尤其如此。

5.数据丢失

在许多情况下,由于故障和功率故障,许多数据丢失了。在这种情况下,眨眼间的数据输入时间就会丢失,导致会计师从一开始就必须重做所有内容,从而浪费时间和资源。

如何解决电子表格风险

就像其他形式的风险一样,需要解决电子表格风险,以最大程度地减少它们或一劳永逸地消除它们。

1.培训和持续发展

如上所述,对于每家使用电子表格报告中使用电子表格的公司都是必要的。无论在此过程中,无论是初学者还是退伍军人,都应向所有软件的用户提供此类培训。应进行定期培训,以确保每个人都通过电子表格使用的变化和新趋势进行更新。

2.数据安全性

必须制定密码以确保电子表格报告并仅限制对公司会计师的访问。为了解决数据和数据输入的回收利用,建议业务计算与输入数据分开。

还应存在数据验证选项,以帮助会计师和审计师在未经授权的情况下限制数据输入。

3.数据备份

可以通过不断保存电子表格报告来避免数据丢失,因为会计师与他的工作一起进行。此外,应始终将文件保存到网络中,而不仅仅是在桌面上保存在台式机上,以确保任何机器失败的备份副本。

4.优质软件

公司应投资于优质电子表格软件。较昂贵的公司可能会花更多的钱,但通常只是一次性费用,可以通过创建准确的报告来恢复。

最后一句话

电子表格风险是真实的,如果尚未解决,它们会给企业和组织带来很大的问题。通过电子表格,人类和机器都共同努力创建准确的业务报告。

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